食品销售公司关于财务知识及销售费用报销的规定财务基本知识原始凭证的基本内容原始凭证可分为自制原始凭证和外来原始凭证,自制原始凭证是企业按一定规范自已编制如:工资发放单、材料领用单、产品如库单等;外来原始凭证有、收款收据等。原始凭证要求:
1.原始凭证的真实性、合法性。(票据符合税法要求、记录的经济活动真实、合法)
2. 原始凭证的准确性、完整性。(填写规范、大小写一致、有时间、付款单位、有收款盖章),也叫商事凭证,是在商品交易,提供劳务服务和从事其他经济业务活动过程中,由收款方填开给付款方,凭以付款书面证明,是最普通,最大量的商事凭证,是会计人员用以记帐进会会计核算,计算应纳税款的原始凭证,也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。目前我们经常接触到的用于商品劳务交易的有普通和,按开具方法不同分为手工票和电脑票,按限额还可已分为万元版、十万元版、百万元版。地方税务有运费,有铁路、公路、船运。的基本内容包括:的名称,区别代码,联次及用途,客户名称,开户银行及帐号,商品名称或经营项目,计量单位,数量、单位、大小写金额,开票人,开票日期,开票单位(个人)名称(章)等。专用还应包括:购货人地址,购货人税务登记号,税率、税额,供货方名称,地址及其税务登记证号。专用由税务主管部门指定的企业印制。其他特殊格式要求或使用量大需定印的工商企业,经主管税务机关同意方可定印。除国家税务总局或者省级税务机关依各自的职责批准外,均应套印全国统一监制章。
1、 经营费管理规定:
1.各客户经理经营费应严格按公司有关规定掌握使用(每个市场控制在销售额万分之五以内),销售公司财务每月按市场片区统计销售费用的支出情况并上报总经理,凡发现未按有关规定审批越规使用的,财务一律不予报销,否则将按报销金额的一倍和两倍分别扣罚财务人员和报销人。
2. 销售员一律不得擅自向外单位借款;如确属急用的,必须请经销售公司总经理批准后,由公司以传真形式通知经销单位方可借,否则本公司不予承认,向外单位借款的销售员在返杭后10天内必须办好还款手续,无故逾期不办者,不予报销。销售员向经销单位借样品用于公关、促销活动的,必须报经省级经理同意和销售公司总经理批准,并在返杭后7天内凭经销单位证明和经省级经理及销售公司总经理审批签字的借样原始证明办理冲抵手续,无故逾期不办者不予冲抵。货款管理
1.各经销单位必须按公司开具的上的销货单位名称汇回货款;如需发其它单位的名义汇款的,必须出具该单位加盖公章的证明材料,否则财务不予销帐,仍作应收款挂帐处理。
2. 客户经理每月必须对各经销单位的货款往来帐进行一次清理并核对,如发现经销单位帐目不清,及时与公司联系,以便迅速纠正,并将核对结果及经销商的签字寄回公司。
3．未经批准,销售员不得擅自以现金形式带回货款。
4. 因目前所用属有价证券,且国家已实行全国电脑联网管理,故销售员在交接过程及携带途中必须严加保管,遗失一张,不论票面金额大小,根据国家有关规定,将扣罚当事人2500元并上交国库。
5. 汇票原则上必须到公司确认后才予以报站。若市声断货确需凭证传真件报站的,必须经客户经理查验无误后签字传回公司报站,并立即将汇票寄出。如因客户经理把关不严造成货款流失,其损失由客户经理承担。若在规定期限内(一周内),公司没有收到汇票,在三个月内将禁止该客户经理分管地区的经销商进行传真件报站,并对客户经理进行处罚。三月后视实际情况而定,如因此造成的损失由该客户经理承担。
6. 检验汇票标准,收款单位:杭州__ __ 保健食品有限公司销售公司。帐号:____。开户行:杭州市工商银行路支行。大小写金额填写是否一致,日期是否填写完整,票面是否有涂改,出票银行操作员个人私章是否盖全,印数是否完整,汇票有效为
前销售公司把销售人员具体名单及分管区域可报销的费用范围提供给分公司,分公司财务按照名单及《销售公司销售人员出差费用报销的规定》对各项费用报销进行认真审核。分公司对销售人员票据真实情况进行抽查,如有弄虚作假,一经发现,即对当事人作警告处分,并不予报销此次费用:再次违反,分公司报销售公司对当事人双倍扣罚,取消当月资金,并不予以开除,并追究区域经理、省级经理责任;若集团公司抽查发现有虚报现象,追究分公司财务责任。要求各省每月1-5日到所属分厂将上月的差旅费进行报销,原则上不能代报销。
3．月终结算分公司财务每月20日前对上月工资资金发放情况分别进行分类汇总,经分公司总经理签字后,工资按清单、资金开具代垫销售费用收据并附清单报销售公司,经销售公司财务审核,销售公司总经理签字后,予以结算。
4、 销售公司销售人员出差费用报销的规定为加强销售公司销售人员出差各项费用控制,现制定销售公司差旅费、经营费、办公费、汽车使用费等费用标准及报销规定如下:
(一) 差旅费差旅费主要包括津贴、租房费、交通费及邮电、通讯、传真复印费等组成,各项差旅费标准规定如下:
1.津贴:津贴是指对销售人员出差在外予以的住宿费及住勤补贴。销售人员住办事处(或租用房)住勤补贴20元/天,凡在居住当地工作的销售人员没有住勤补贴,每月给予15元的自行车补贴。各级销售人员离开住所地,在本所管区域内出差,予以发放津贴(包括住宿费、住勤补贴),标准如下:省级经理出差120元/天;区域经理出差80元/天;客户经理出差地级市以上50元/天,县级、乡镇40元/天,若出差时住出差地办事处房子,仍按住勤补贴20元/天报销。若到在所管区域外出差不予报销,特殊情况单独审批。
2. 租房费:租房费包括租房费、水电费、卫生费、房间内低值易耗品等各项费用总和。居住地不在当地的客户经理原则上需要在工作地租房,销售人员租房必须按照公司统一的租房格式签署协议,由省级经理签署意见后,传真回销售公司同意后执行,超标准的由销售公司审批同意后执行。原则上一个销售人员所租房以一室一末为准且租房费在500元/月以下,两个销售人员所租房以控制在期、旅店电话号码的住宿,7按公司的有关规定报销。无住宿费或不注明起始日期、私自添加、涂改的一律不予住宿费报销。报销差旅费必须详细列出各段行程的出发地、中转地、目的地、交通工具,所附票据的时间必须与行程相符,必须使用注明起始点的正规。若无注明起始点则必须提供电话号码,以便核查。销售人员回杭的住宿由公司统一安排未经允许住旅店的一律不予报销。所有票据必须完整无缺。如短缺、涂改、无日期、无公章或私自剪均作废票处理。销售人员报销时必须采用《销售人员费用审核表》,并且必须注明地区代码。根据费用的类别进行认真填写,如为其他类费用,应在括号内填写费用类别, 单据分类粘贴。促销活动所产生的复印费等必须在促销活动报销中报销,平常一律不得报销。所有报销费用必须当月清理报销。各项费用各市场可以适当进行调整后制定各市场的差旅标准。
5、 有关报销资料交接手续的规定为了杜绝各类报销资料在交接过程遗失,也为了能够保证各个环节在规定的时间内将资料处理完毕,销售公司特制定报销资料的交接规定,请销售公司全体员工严格遵守:
1.报销资料的类别主要有促销类的报销资料、经销商疑难问题处理、铁路短少、质量报损等需要公司审批报销的材料。
2. 各市场寄资料的时间各市场必须保证当月发生并完毕的报销资料务必在当月26日寄出(即1月26日至2月25日间发生完结需要报销的资料务必在2月26日寄出)延后寄出的公司将处罚责任客户经理。各市场寄资料时务必将资料整理清楚,并分类隔开,有多份资料的请罗列清单。
3．销售公司内部报销流程销售公司内部保证在次月10日前将符合公司要求的报销等处理完结予以冲帐,并且通知经销商。(不符合要求的内勤及时反馈,各市场接通知后须督促客户当天传真有效凭证并将凭证于当天寄出)销售公司内部在收到资料开始填制报销资料交接单粘贴在报销资料上(样式见附件),签署收到日期并签名,以后每道程序的受件人均签名署日期,公司基本上每道环节给予2天的处理时间,确保10月前予以冲帐完毕。
4. 各市场上交的报销资料如果在规定期限内没有冲帐,请及时反馈给内勤科长或办公室。附件一 报销资料交接单促销资料名称第一签收人 姓名: 接收时间: 备注:第二签收人 姓名: 接收时间: 备注:第三签收人 姓名: 接收时间: 备注:第四签收人 姓名: 接收时间: 备注:第五签收人 姓名: 接收时间: 备注:第六签收人 姓名: 接收时间: 备注:通知栏 被通知人姓名: 联系电话:时间: 其他: